Ogni evento ha bisogno di una giusta sede in cui svolgersi. A seconda della tipologia dell’evento e del numero di persone coinvolte, conviene scegliere sempre il luogo più adatto, in modo tale da poter facilitare una buona riuscita dell’iniziativa.

Scegliere la giusta location non sempre è facile, ed è anche per questo motivo che spesso ci si affida a dei professionisti esterni, come ad esempio una agenzia eventi Milano, non soltanto per organizzare la manifestazione ma anche per individuare il posto in cui far sì che l’evento venga svolto.

Come scegliere una location

Il primo importante passo verso una buona riuscita di un evento sta nel riuscire a capire quale sia la tipologia di location più adatta alle esigenze dello stesso.

Nella scelta ci sono diversi fattori da prendere in considerazione. Ad esempio:

• La tipologia di evento.
• Il numero di persone che si presume parteciperà.
• Le attività che dovranno tenersi nel corso dell’evento.
• La possibilità di garantire un adeguato livello di sicurezza alle persone partecipanti e agli addetti ai lavori.
• L’allestimento e le attrezzature necessarie da introdurre nel luogo in cui organizzare l’evento.
• La possibilità di prenotare la sede con il giusto anticipo, in modo da poterla preparare in tempo rispetto al giorno prestabilito per lo svolgimento dell’iniziativa.
• I costi per l’utilizzo di una determinata sede, considerando il budget a disposizione.

Pregi e difetti delle location per eventi aziendali

Per quanto riguarda lo svolgimento di un evento aziendale, possiamo identificare tre tipi di sede in cui potrebbe tenersi: albergo, centro congressi, o spazio non specializzato. Quest’ultimo può essere un qualsiasi tipo di spazio, da una fabbrica dismessa a una piazza di una città.

Pregi e difetti di un centro congressi

Un centro congressi è un luogo ideale per gli eventi riguardanti i congressi. Offre spazi ottimali ed attrezzati, le giuste tecnologie, e servizi molto efficienti.

In particolare, un palazzo dei congressi possiede spazi sufficienti per ogni possibile necessità riguardante l’evento con congresso: sessioni plenarie, allestimenti di mostre, disimpegni (locali che danno la possibilità di accedere ad altri locali), ristorazione, ecc.

Tuttavia, per congressi in cui non è prevista la partecipazione di molte persone, un centro congressi troppo grande non è la soluzione migliore: ci sarebbe una spesa elevata da affrontare che non sarebbe indispensabile, inoltre sale troppo grandi e con poche persone causano un senso di vuoto e di dispersione.

Pregi e difetti di un albergo

Nell’organizzazione di un evento talvolta si opta come sede un albergo. Questa location offre in una sola struttura ospitalità, pasti e sale, il che rappresenta un vantaggio di non poco conto per gli organizzatori.

Infatti, questi ultimi avranno un solo interlocutore di riferimento, e di conseguenza l’organizzazione risulterà più fluida e con meno rischi.

L’albergo si può definire come la soluzione meno costosa e più semplice. Tuttavia i suoi spazi sono anonimi, e risultano anche poco personalizzabili.

Pregi e difetti di uno spazio non specializzato

Una location non specializzata racchiude unicità e fascino. L’unicità di questo tipo di spazio (piazza, castello medievale, masseria, museo, ecc.) trasferisce un significato di esclusività all’evento, il che offre un chiaro messaggio alle persone partecipanti.

Tuttavia è fondamentale molta flessibilità nell’affrontare uno spazio che non è specializzato.

Le sedi non specializzate, proprio perché non sono state concepite per ospitare eventi, richiedono di pensare a tanti aspetti in più rispetto a un centro congressi o a un albergo. E tutti i diversi servizi aggiunti appositamente hanno dei costi significativi.

Inoltre, organizzare eventi in questo tipo di luoghi può essere causa di problemi tecnici, di condizionamenti architettonici, di un’acustica non sempre ottimale, di una insufficienza di locali tecnici, di spazi talvolta poco agevoli, ecc.

In definitiva

In definitiva, non esiste un tipo di location che può andare bene per qualsiasi tipo di evento.

Ciascun luogo può avere i suoi pregi e difetti. Occorre pertanto scegliere in maniera molto accurata, al fine di optare per una soluzione che dia poche difficoltà di organizzazione e possa offrire una esperienza apprezzabile al pubblico partecipante, cercando al contempo di mantenersi in linea con il budget messo a disposizione.