Organizzare un evento non è così semplice come sembra. Difatti possono presentarsi piccoli o grandi problemi che compromettono la buona riuscita dell’evento e che solo una buona agenzia eventi è in grado, talvolta di prevenire o evitare. Ecco gli errori più comuni da annotare per organizzare eventi perfetti e senza intoppi.

Disagio e stress non devono essere sottovalutati

L’organizzazione degli eventi tende spesso ad arrivare a ridosso della data con una serie di attività in considerevole ritardo rispetto alla tabella di marcia. Questo può accadere a causa di ritardi dei fornitori o per una errata gestione del tempo a disposizione e, quando l’evento è prossimo, la tensione potrebbe salire alle stelle. Sono questi i momenti in cui è opportuno evitare di cedere al panico e al nervosismo riprogrammando la scaletta degli impegni e organizzando meglio il tempo di cui si dispone. Il nervosismo è umano, per cui non lo condanniamo.

Occhio all’immagine e alla reputazione

Tuttavia questo può dare un’immagine errata dell’azienda, complicando i rapporti con i partner e i fornitori. Sempre meglio respirare e riformulare ciò che stiamo per dire prestando attenzione anche alle relazioni che sono un valore importantissimo nell’ambito dell’organizzazione degli eventi. Se per una volta hai ritardato con il piano di azione e non sei riuscito a rispettare i tempi, non c’è nulla di male: tutti sbagliamo. Ciò che è grave è perseverare con lo stesso errore la volta successiva e questo no, non è ammissibile. Gli errori servono ad acquisire esperienza, dopotutto.

Rapporti con i fornitori

Il mondo è pieno di professionisti di valore e aspiranti tali che hanno ancora molto da imparare. Se avrai la fortuna di scegliere i primi come fornitori, non possiamo far altro che toglierci il cappello perché non è facile individuare collaborazioni valide al primo colpo. Qualora avessi la sfortuna di collaborare con fornitori sbagliati cerca di non agire mai di impulso ma ricorda ciò che abbiamo scritto poco più sopra: pensa sempre alla reputazione.

In caso di problemi e incomprensioni…

I rapporti con i fornitori sono molto delicati, soprattutto se lavorano per competitor diretti della tua realtà. Ecco perché l’obiettivo deve essere quello di stabilire relazioni positive e, nel caso in cui qualcosa andasse storto, è opportuno verificare le responsabilità e salutarsi con un educato “a mai più rivederci”. La scelta dei fornitori affidabili è un processo che richiede esperienza e, quindi, ci vorrà del tempo affinché le cose vadano lisce come l’olio.

Lasciare al caso i dettagli

Ciò che rende un evento unico e di successo sono le attenzioni dedicate ai tempi, all’accoglienza, alla promozione e ogni altro possibile dettaglio. Se si tratta di un evento aziendale fornire blocchi per gli appunti di qualità scadente darà un’immagine altrettanto scadente dell’azienda. Un bel blocco per gli appunti personalizzato, invece, è ciò che agli occhi degli ospiti risulterà come un dettaglio di gran classe che difficilmente dimenticheranno. Per questo è giusto occuparsi delle questioni “macro” come date, location, biglietti e ospiti ma è vero anche che trascurare i dettagli è un errore comune a cui porre subito rimedio. Non trovi?