Il settore dell’organizzazione eventi è molto variegato e offre servizi legati per qualsiasi necessità di pianificazione. Sul territorio sono tantissime le realtà professionali che si occupano di pianificare eventi per cui, al momento della scelta dell’agenzia, occorre valutare con attenzione quale sia quella più indicata alle nostre aspettative. Il discorso non è così semplice come potrebbe sembrare perché gli ambiti di specializzazione nel settore eventi sono così numerosi che basta fare una semplice ricerca online digitando organizzazione eventi Perugia per capire di cosa parliamo. Difatti esistono eventi privati, eventi aziendali, spettacoli, concerti, feste locali, inaugurazioni, lanci di nuovi aziende, prodotti o servizi ecc.. Oggi vorremmo dedicarci ad una particolare tipologia di eventi molto popolari che coinvolgono gli hotel, chiarendone benefici e vantaggi.

I vantaggi dell’albergo come location eventi

Gli alberghi, come sappiamo, sono il luogo preposto ad offrire ospitalità e ristoro. Al tempo stesso dispongono di grandi sale riunioni che vengono spesso prese in affitto per l’organizzazione di serate aziendali ed eventi professionali. La scelta di un albergo comporta numerosi vantaggi durante la fase organizzativa perché consente di avere tanti servizi in una sola location curata, servita e accogliente.

Difatti gli alberghi dispongono di ampi spazi congrui per convegni, fiere e corsi di formazione oltre a consentire di ospitare i presenti per il pernottamento accogliendoli con ogni premura. Ovviamente gli alberghi sono tutti dotati di cucine per cui prevedono anche la possibilità di offrire coffee break e momenti di ristoro gustosi e ben organizzati.

Come valutare un albergo per l’evento?

Prima di scegliere l’albergo che ospiterà l’evento che hai in mente di organizzare dovrai soffermarti a valutare la presenza di determinati requisiti. Nel gergo tecnico si parla di requisiti tecnici e ambientali in riferimento a caratteristiche come il numero di stanze, la suddivisione delle aree della struttura, la facilità o meno per raggiungere la sede, il tipo di offerta proposto ecc…

Per la scelta bisogna valutare questi fattori in relazione al numero dei partecipanti previsto per il quale, se non si ha molta certezza, è possibile valutare la registrazione con biglietto o valutare l’andamento delle edizioni precedenti. Inoltre sarà utile scegliere le strutture in base alla posizione che dovrà essere strategica, ovvero dotata di parcheggi e facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici.

Eventi a più giornate

In questo caso l’albergo sarà funzionale anche ad offrire possibilità di pernottamento per ospiti e partecipanti. La scelta dovrà essere finalizzata in base al numero di camere presenti, la maggior parte delle quali serviranno singole. A questo si aggiunge la questione costi per i quali sarà importante capire le proposte di prezzo rispetto ai servizi inclusi: colazione, altri pasti, parcheggio, Wi-Fi ecc… La questione riguarda anche la registrazione degli ospiti per i quali le procedure dovranno essere chiarite prima dell’evento e, se possibile, gestite in maniera efficiente dall’ente organizzatore.

Proposte e preventivi

Gli alberghi sono specializzati in questo genere di servizi per cui solitamente propongono pacchetti all inclusive molto vantaggiosi oppure formule sconto in bassa stagione. La scelta della migliore proposta dipende molto dal budget di cui dispone l’organizzazione ma deve essere valutata confrontandola con più preventivi, in modo da poter individuare quella più conveniente.